Veel parochies en kerkelijke instellingen gebruiken op hun website een contactformulier. Dat is praktisch: bezoekers kunnen via zo’n formulier eenvoudig een vraag stellen, zich aanmelden voor een activiteit of contact zoeken met het parochiesecretariaat. Via zo’n formulier worden persoonsgegevens verwerkt, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van het bericht.
Die inhoud kan gevoelig zijn. Daarom vraagt een contactformulier om zorgvuldige inrichting. Een onveilig formulier kan zomaar leiden tot bijvoorbeeld een datalek. Hier volgt een aantal praktische tips voor een zorgvuldig gebruik van contacformulieren
Technische beveiliging van de website
Een contactformulier hoort alleen te worden gebruikt op een beveiligde website. Dat is zichtbaar aan het slotje in de adresbalk. Technisch gaat het om HTTPS/TLS: gegevens worden dan versleuteld verzonden tussen bezoeker en website. Controleer dit en vraag de websitebeheerder of leverancier om herstel van de website als het slotje ontbreekt.
Controleer waar ingevulde formulieren terechtkomen. Soms worden berichten alleen per e-mail doorgestuurd, maar soms blijven zij ook opgeslagen in de achterkant van de website. Als die opslag niet nodig is, kan deze beter worden uitgezet.
Zorg er ook voor dat de software waarop de website draait, de plug-ins en formuliermodules regelmatig worden geüpdatet. Houd hierover contact met de websitebeheerder of vraag een check aan bij een ICT’er.
Zorgvuldig proces van vraag tot beantwoording
Vraag in het formulier niet meer gegevens dan nodig. Voor een algemene contactvraag zijn meestal naam, e-mailadres en bericht voldoende. Maak een telefoonnummer alleen verplicht als dat echt nodig is. Gegevens zoals geboortedatum, adres of BSN horen niet thuis in een algemeen contactformulier.
Het intern doorsturen van een bericht mag alleen als dat noodzakelijk is voor de beantwoording van de vraag of de afhandeling van het verzoek.
Ook hoort het contactformulier te worden vermeld in het Register van verwerkingsactiviteiten van de parochie of kerkelijke instelling. Daarin wordt vastgelegd welke gegevens worden verwerkt, met welk doel, wie toegang heeft, hoe lang de gegevens worden bewaard en welke beveiligingsmaatregelen zijn getroffen
Samengevat
Een contactformulier is een handig instrument, maar vraagt om waarborgen. Controleer of de website beveiligd is, vraag na waar berichten worden opgeslagen, beperk de toegang, vraag niet meer gegevens dan nodig en bewaar berichten niet langer dan noodzakelijk.
| Alle nieuwsberichten in het kader van de AVG, treft u ook op deze pagina aan. |
| Wellicht voor u ook interessant: de nieuwsbrief van Actie Kerkbalans. Daarmee blijft u op de hoogte van alle mogelijkheden en middelen om de Actie in uw parochie te organiseren.
Deze nieuwsbrief is een initiatief van het Secretariaat van het Rooms-Katholieke Kerkgenootschap (SRKK) te Baarn. |